ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

Organizar un evento es un tema complejo, que implica la gestión de muchas actividades. Hay que definir objetivos, generar ideas, seleccionar y definir proveedores (lugar, catering, estilos y colores, ambientación, bebidas a brindar, postres, pudines y dulces, animación, etc.), planificar cada detalle, elaborar invitaciones.

En resumen: tener en cuenta los mínimos elementos para que pueda disfrutar junto a sus invitados y se convierta en un día inolvidable. A todo ello hay que añadir un último requerimiento fundamental: creatividad, perfeccionismo y una actitud positiva.

Para organizar un evento es importante tener en cuenta varios elementos como:

• Recomendamos analizar el presupuesto que desea invertir para presentarle el proyecto de todo lo que usted puede lograr con el mismo.

• Visitar el lugar donde se va a realizar el evento para hacer el diseño y los elementos que se pueden integrar al mismo.

• Conocer los gustos y preferencias de sus invitados para lograr una buena combinación en el catering de comidas y bebidas a ofrecer.

• Tomar en cuenta la procedencia de sus invitados, si tiene invitados extranjeros o de otra ciudad que van a permanecer en el lugar de su boda o evento varios días, debe hacer un programa de actividades para que sus invitados puedan tener una experiencia inolvidable.

• Planificar el evento para no perder de vista cada detalle importante y los componentes del mismo.

• Siempre tener un plan B, no ser rígido, estar abiertos a los cambios que se presenten, sobre todo en eventos que se realizan en exterior.

• Utilizar los servicios de un organizador de eventos es primordial para asegurar el éxito de tu actividad, nosotros en Eventos & Catering trabajamos con suplidores afines con los cuales logramos que el evento sea uniforme, equilibrado y perfecto para ti.

Es importante tener un cronograma con todo lo que hay que hacer importante y sobre todo llevar el check list con los tiempos programados para lograr el control del evento desde su inicio.

Tipos de Eventos:

Sociales:

Bodas

Cumpleaños

Aniversarios

Graduaciones

15 años

Bautizos, Primeras Comuniones, baby shower

Despedidas de solteros

Fiestas Temáticas

Conciertos

Tardes de Té

Eventos Corporativos:

Coffee Break

Ferias Seminarios

Asambleas

foros

congresos

convenciones

Fiestas Patrias

día de Trabajo

Lanzamiento de Productos

Work Shops

Almuerzos de Trabajo o entrenamientos

Inauguraciones

por: http://www.eventosycatering.com/

¿QUE ES UN EVENTO?: Su evolución histórica y clasificación

Hagamos historia… hasta 1973 si buscábamos en un diccionario de lengua española la acepción de la palabra rezaba "evento: hecho que puede ocurrir o no". Por la evolución de la industria de los eventos y el crecimiento de empresas privadas dedicadas a la organización de los mismos, la R.A.E. (Real Academia Española) se sintió en la necesidad de reconocer el fenómeno económico que estaba generando en los 70 este sector, por ello autorizó un 2do significado. “Evento es un acontecimiento previamente organizado”   Desde esta definición me atrevo, como docente, a segmentar los eventos en cuatro categorías: Sociales: Son los que nacen primero, por qué? porque desde tiempos bíblicos el hombre buscó la compañía de sus pares, sea para celebrar sus alegrías, sea para compartir sus momentos de tristeza, pues como decía Platón, el hombre tiene “apetitus societatis”: hambre de sociedad, nadie, ninguno de nosotros soportaría llevar adelante una vida sin compañía. Es el objetivo de reunirse para compartir la esencia misma de este tipo de eventos, por ende carecen de un fin económico en un 1er. grado. Dicho esto son eventos sociales hoy dia: bodas, cumpleaños, recepciones, velatorios, conmemoraciones de fechas patrias, etc. Comerciales: Como consecuencia de la celebración de eventos sociales y la reunión de personas que estos aparejan, la evolución natural de toda relación entre individuos generó el nacimiento de los eventos comerciales porque paulatinamente en la antigua ciudad de Tyre, en sus plazas públicas, la gente se encontraba entre sí no solo para compartir momentos personales sino también para reunir la oferta con la demanda, exhibiendo los productos que tenían para vender (fue este el escenario que marcamos como 1er. antecedente de los que hoy conocemos como ferias) Culturales: Su objetivo es la publicidad de obras científicas, artísticas o literarias de una ciudad, pais o región (lanzamiento de un libro, muestra de arte, celebración de una obra de teatros. etc.) Deportivos: Son aquellos donde la competencia a celebrar pone en juego siempre la destreza física de los participantes: un mundial de fútbol, la copa Davis, etc.   No es evento deportivo el lanzamiento de una marca de ropa deportiva (Nike, Adidas, etc.), tampoco la presentación de un nuevo modelo de Ferrari en Formula 1, pues reiteramos: para que el evento sea deportivo debe estar en juego la destreza del deportista (un partido de fútbol, un rally, una carrera, etc.).   Ahora bien, ¿siempre existieron los eventos?, ¿de dónde nace ésta actividad? Varias preguntas pueden surgirte a medida que te vas introduciendo en este mundo. ¡La historia se va a encargar de sacarte muchas de esas dudas!   El origen de los eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo (según los documentos bíblicos de Ezequiel) pero fue en Delfos, una ciudad de la antigua Grecia, que se comenzaron a celebrar las primeras ferias. Éstas contaban con una frecuencia anual y surgieron de un modo espontáneo generado por la necesidad o ley natural de unir “la oferta” con “la demanda”, además de la necesidad de conectarse entre individuos.   Existen términos propios en la industria de los eventos (¡sí! porque la organización de eventos es una de las llamadas industrias sin chimeneas que, al igual que la del turismo y la gastronomía, genera millones de dólares en su facturado). Uno de éstos es el vocablo feria que proviene del latín feriae (que significa vacaciones, porque precisamente visitar una feria era tan agradable como irse de vacaciones), el objetivo de su celebración (era... y ¡es!) la venta de bienes y servicios.   Otro término es exposición, también del latín expositio (que significa exponer), el cual había sido usado en 1649 con el significado de mostrar, pero fue en 1773 cuando el diccionario de la Academia Inglesa se decidió por exhibición (pues precisamente se trataba de exhibir productos y/o servicios) y lo diferenció del término feria, pues en ésta no sólo se exhiben productos y/o servicios, también se venden (división que subsiste hoy día y marca la verdadera diferencia entre una feria de una exposición).   Fueron entonces las ferias y exposiciones los primeros eventos que registró el mundo, pero recién en el 1939 fue Waters (autor del libro Historia de las Ferias y Exposiciones) quien dio su definición estableciendo que, “las ferias y exposiciones son las formas más perfectas de transacción comercial que jamás hayan existido“.  Hasta el momento podemos decir que los griegos fueron quienes comenzaron a introducir éstas actividades (como a su vez sus respectivos conceptos). Los romanos tomaron de los griegos ésta modalidad extendiéndola por toda Europa a medida que iban construyendo su imperio. ¡Imagínate!, ¡Fue el mismísimo Carlomagno quien definió las ferias como el mejor medio de comunicación comercial! La carta magna contenía una cláusula mediante la cual se permitía a los habitantes, de lo que luego sería territorio inglés, el libre tránsito mientras el motivo sea viajar de feria en feria.  http://www.ineventos.com

¿QUE ES PROTOCOLO? Su aplicación oficial y social

El protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar.

El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar. Las actividades públicas que realizan las autoridades tienen más componentes que el mero protocolo. 

Por lo tanto hay que buscar otros conceptos que sirvan de complemento al campo del protocolo. Y por ello surgen términos como etiqueta o ceremonial, entre otros. Etiqueta es "el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se debe guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes" o bien "la ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares o en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad". Y ceremonial es "el conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne" y se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la igualdad natural de los estados. 

Este conjunto de términos, protocolo, etiqueta y ceremonial, nos dan las bases fundamentales para la preparación, organización y ejecución tanto de actos oficiales como de actos privados. No obstante, cuando hablamos de protocolo se puede dar por sentado que, en muchos casos, nos estamos refiriendo a estos tres términos cuando hablamos en general del Protocolo (con letras mayúsculas). El término protocolo ha absorbido en sí mismo las tres acepciones dadas anteriormente y por la tanto suele ser representativo de las tres definiciones dadas con anterioridad. Aunque no debemos olvidar que cada término tiene su propio significado y función.

El prestigioso profesor y experto en protocolo Señor Vilarrubias define al protocolo con dos palabras: es una ciencia y un arte. Una ciencia que trata temas referentes a la diplomacia, la historia, la heráldica, etc. y un arte que trata de conjugar la armonía, la estética, el estilo, etc.

Para otro de los grandes autores y experto en protocolo, Don José Antonio de Urbina, el protocolo es el arte y la técnica de crear las formas necesarias para que la acción del Estado se realice dentro de unos términos o cauces adecuados, en lo que a las necesidades del Estado requiere en la organización y desarrollo de los actos.

Tal y como se indica a muchos de nuestros consultantes, el protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los actos oficiales, no impone sino que aconseja y da unas pautas básicas a seguir si se desea la correcta organización y desarrollo de un acto. No obstante, hay que hacer hincapié en que no se debe abusar de una excesiva reglamentación en los actos privados, sobre todo si a los mismos no acuden autoridades. 

Todo acto tiene que llevar una buena organización, pero sus esquemas no deben dar rigidez al acto, dejando a criterio de los organizadores hacer disposiciones que pueden ser poco habituales, pero que ellos puedan considerar de interés por determinados parámetros o características del encuentro.

 Una aplicación racional del "protocolo" hará más sencillo y más "llevadero" un acto privado que no tiene porque ser un complicado enmarañamiento de estrictas normas a seguir durante el mismo, con la consiguiente incomodidad para los invitados. 

En resumen, los esquemas organizativos de un acto, no deben condicionar de una manera excesiva a los invitados y sus actuaciones (tanto en actos oficiales como en actos privados)

www.protocolo.org