ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

Organizar un evento es un tema complejo, que implica la gestión de muchas actividades. Hay que definir objetivos, generar ideas, seleccionar y definir proveedores (lugar, catering, estilos y colores, ambientación, bebidas a brindar, postres, pudines y dulces, animación, etc.), planificar cada detalle, elaborar invitaciones.

En resumen: tener en cuenta los mínimos elementos para que pueda disfrutar junto a sus invitados y se convierta en un día inolvidable. A todo ello hay que añadir un último requerimiento fundamental: creatividad, perfeccionismo y una actitud positiva.

Para organizar un evento es importante tener en cuenta varios elementos como:

• Recomendamos analizar el presupuesto que desea invertir para presentarle el proyecto de todo lo que usted puede lograr con el mismo.

• Visitar el lugar donde se va a realizar el evento para hacer el diseño y los elementos que se pueden integrar al mismo.

• Conocer los gustos y preferencias de sus invitados para lograr una buena combinación en el catering de comidas y bebidas a ofrecer.

• Tomar en cuenta la procedencia de sus invitados, si tiene invitados extranjeros o de otra ciudad que van a permanecer en el lugar de su boda o evento varios días, debe hacer un programa de actividades para que sus invitados puedan tener una experiencia inolvidable.

• Planificar el evento para no perder de vista cada detalle importante y los componentes del mismo.

• Siempre tener un plan B, no ser rígido, estar abiertos a los cambios que se presenten, sobre todo en eventos que se realizan en exterior.

• Utilizar los servicios de un organizador de eventos es primordial para asegurar el éxito de tu actividad, nosotros en Eventos & Catering trabajamos con suplidores afines con los cuales logramos que el evento sea uniforme, equilibrado y perfecto para ti.

Es importante tener un cronograma con todo lo que hay que hacer importante y sobre todo llevar el check list con los tiempos programados para lograr el control del evento desde su inicio.

Tipos de Eventos:

Sociales:

Bodas

Cumpleaños

Aniversarios

Graduaciones

15 años

Bautizos, Primeras Comuniones, baby shower

Despedidas de solteros

Fiestas Temáticas

Conciertos

Tardes de Té

Eventos Corporativos:

Coffee Break

Ferias Seminarios

Asambleas

foros

congresos

convenciones

Fiestas Patrias

día de Trabajo

Lanzamiento de Productos

Work Shops

Almuerzos de Trabajo o entrenamientos

Inauguraciones

por: http://www.eventosycatering.com/

Importancia de la Comunicación Corporativa en las organizaciones.

Vivimos en un mundo híper comunicado. La penetración de los teléfonos móviles supera el 100 % en países como España; el número de horas que dedicamos a estar en internet y comunicarnos supera ya al dedicado a la televisión; las nuevas tecnologías y los nuevos avances se vuelcan en gran parte en una mejora de las comunicaciones y en crear redes sociales donde la comunicación juega un papel fundamental.

En definitiva, ya no estamos en una sociedad de la información, estamos en la sociedad de la comunicación. En un entorno de sobrecapacidad, de excedentes, de posibilidades y opciones, nada tan importante como la comunicación para hacer oír nuestro mensaje y hacerlo comprender. La conversación es cada vez más popular que el monólogo, y además esa conversación salta las fronteras de sectores, países y perfiles de clientes habitualmente segmentados por criterios sociodemográficos. 

¿Cómo deberían responder las organizaciones a este nuevo panorama?

La primera decisión que deben tomar es la de colocar el concepto comunicación y lo que ello conlleva en primera línea de gestión. Cambiar el rol de las actuales áreas de Comunicación Corporativa, con el fin de que se comprenda que ante la nueva situación, se requieren nuevas fórmulas y papeles en su desempeño habitual, que deben ir acompañadas de competencias diferentes a las antaño requeridas.

¿Qué misión y funciones debe tener en la organización el área de Comunicación Corporativa?

Antes de hablar de la misión de esta área, hay que crearla. El primer paso ha de ser el de poner en marcha en toda organización un área dedicada a la comunicación corporativa. 

Respecto a la misión, aunque cada empresa definirá la suya de acuerdo a su historia, experiencia, objetivos y estrategias, la misión básica de la comunicación corporativa es la de fijar el marco de contenido a comunicar en el que debe moverse la compañía con el fin de asegurarse coherencia y consistencia en sus mensajes y liderar la actividad comunicativa. Esto significa que la dirección comprende que la mejor manera de conseguir comunicar aquello que queremos comunicar es precisamente el aceptar que este hecho comunicativo le pertenece a todo el mundo, emisor y receptor, y no solo a una parte, y que lo único que podemos hacer es establecer un “terreno de juego” con unas pautas básicas que sean comprensibles por todos los implicados y que aseguren que siempre comunicamos un mensaje similar que asegurará una consistencia a nuestra organización. 

Por lo tanto, la Comunicación Corporativa no es la única fuente de la que parten los mensajes hacia shareholders y stakeholders, sino que es el lugar en el que se elabora el espacio comunicativo en el que la organización debe moverse.

En relación a sus funciones, podemos resumirlas en cinco funciones básicas: 

-Definir las claves de comunicación de la organización

-Localizar y administrar los medios y soportes fundamentales para dicha comunicación 

-Asegurar el correcto funcionamiento de los procesos y canales de comunicación de la organización 

-Definir y priorizar los públicos objetivos de nuestra comunicación 

-Controlar y medir lo relacionado con el aspecto comunicativo de la organización tanto interna como externamente. 

¿Qué lugar ocupa la Comunicación Corporativa en el organigrama y qué rol debe poseer su responsable?

Respecto al lugar que debe ocupar en el organigrama, el área de comunicación corporativa debe depender directamente de la dirección general, presidencia u órgano de mayor poder funcional en la organización. Esto es debido a que cualquier otra dependencia jerárquica limitaría el alcance de sus funciones e impediría que los mensajes y la comunicación fuera coherente y global en toda la compañía. 

La Comunicación Corporativa abarca tanto a la interna como a la externa (incluyendo esa cualquier tipo de contacto con clientes, competidores, stakeholders y shareholders).

Por lo tanto, la comunicación interna abandona los RRHH y se engloba en un área de mayor alcance como la Comunicación Corporativa. 

En lo referido al rol del responsable de esta área, ya no estamos hablando de Gabinetes de prensa, ni de directores de arte; todo esto no son más que partes determinadas de un todo mayor que es la Comunicación Corporativa. Por lo tanto, se requiere un perfil de directivo con visión global, con conocimiento empresarial amplio (en todos los ámbitos, Comunicación, RRHH, Sistemas y tecnología, Asesoría Jurídica, etc.) y con experiencia en el trato con clientes externos. Por lo tanto, es un perfil muy completo y multifuncional. Esto significa que su papel debe estar en lo más alto de la organización. 

Por lo tanto, en este artículo hemos visto como la Comunicación Corporativa se debe convertir en uno de los principales ejes de las organizaciones en nuestros días, ganando mucho más peso, sentándose al lado de la Dirección General, y adoptando un papel ejecutivo y activo en la gestión de la comunicación en toda la empresa. 

Solo así es posible garantizar una coherencia en el mensaje que se antoja fundamental para poder ofrecer a la sociedad una organización responsable y fuerte. 

Por Óscar Fajardo 

Claves para una Comunicación Corporativa exitosa

Hoy en día, no hay empresa (del tamaño que sea) que no cuente con una estrategia sólida en comunicación corporativa. Se trata del sistema nervioso de toda organización y como tal, la atraviesa de arriba hasta abajo.

¿Qué es la comunicación corporativa y de dónde viene?

La comunicación corporativa es el acto por el cual una organización emite una serie de mensajes a través de una serie de medios a un conjunto de receptores. El objetivo es transmitir una serie de ideas y conceptos determinados relacionados con la organización. Es muy importante tener en cuenta que todo en la empresa comunica: empleados, colaboradores, así como su estructura, sus procesos, sus estrategias y sus decisiones. Cada trabajador es un potencial agente de comunicación corporativa, tanto dentro como fuera de la empresa.

El origen de la comunicación corporativa se encuentra en las conocidas Relaciones Públicas, que consistían en el cuidado de los vínculos con los medios de comunicación y las personas relevantes para la empresa. La actividad derivó en la mencionada comunicación corporativa, incorporando tareas como la comunicación interna, la comunicación externa o el Branding entre otras.

Las funciones de la Comunicación Corporativa

La misión de la Comunicación Corporativa es fijar el marco de contenido a comunicar en el que debe moverse la compañía. La finalidad no es otra que dar coherencia y consistencia en los mensajes que emite la organización y liderar la actividad comunicativa.

Para que la comunicación corporativa sea efectiva es fundamental que la dirección comprenda que tanto emisor como receptor pueden comunicar. El juego es de los dos, por eso es necesario establecer un “terreno de juego”, con unas pautas para asegurar que se va a comunicar un mensaje similar. Así, la comunicación corporativa es el lugar en el que se elabora el espacio comunicativo en el que la organización debe moverse.

Las funciones de la comunicación corporativa se resumen en cinco puntos básicos:

· Definir las claves de comunicación de la organización. 

· Localizar y administrar los medios y soportes fundamentales para dicha comunicación.

· Asegurar el correcto funcionamiento de los procesos y canales de comunicación de la organización.

· Definir y priorizar los públicos objetivos de nuestra comunicación. 

·Controlar y medir todo lo relacionado con la comunicación interna y externa.


El rol del responsable de Comunicación Corporativa

El departamento de Comunicación Corporativa debe depender directamente de la dirección general o presidencia. El motivo es que cualquier otra dependencia jerárquica limitaría el alcance de sus funciones e impediría que los mensajes fueran coherentes con la estrategia de la compañía.

El papel del responsable del área de comunicación corporativa ha de tener un perfil concreto, que es el de un directivo con visión global, con conocimiento empresarial amplio en todos los ámbitos (marketing, comunicación, recursos humanos, finanzas…) y con experiencia en el trato con clientes externos. Ha de ser capaz de llevar varias funciones a la vez. Algunas de ellas son:

· Asesorar a la dirección general en los objetivos de comunicación de la organización y en su estrategia posterior. 

· Garantizar la coherencia, consistencia y relevancia de toda la comunicación de la organización y de sus diferentes manifestaciones.

· Gestionar la identidad corporativa, la imagen de la organización y la arquitectura de marcas (su organización, su identidad visual, su alcance, sus relaciones).

· Fijar las pautas y políticas de comunicación de la organización a nivel interno y externo.

· Dirigir e implementar las comunicaciones en el ámbito institucional y corporativo en los diferentes medios y soportes.


Por: http://retos-directivos.eae.es/